Onze 4 gouden tips voor je eventcommunicatie

#

Wat een fantastische zomer! Het was volop genieten van mooi weer, en ook van de meer dan 300 Belgische festivals. Wij waren in augustus aan de slag op het Dranouter Festival. We coachten er een enthousiast socialemedia-team dat 4 dagen lang alle online kanalen van het festival overnam. Het resultaat vind je op Facebook– of de Instagrampagina van het festival.  

Wat wij op het Dranouter Festival leerden? We vatten het samen in deze 4 tips:

1. Begin met een strak plan!

Geen evenement-communicatie zonder degelijke voorbereiding. Communiceren doe je niet alleen, en dus stelden we 4 maanden op voorhand het team al samen. We brachten competenties in kaart en maakten een tijdschema en een contentplan. 

Voerden we die planning minutieus uit? Verre van. Het leuke aan een plan hebben, is dat je ervan kunt afwijken, schuiven met deadlines of soms gewoon zelfs een idee overboord gooien… en vervangen door een nog veel beter. Veel minder stress dan dat je geen idee hebt welke content je tijdens een evenement gaat maken.

2. Experimenteer met video

Visueel communiceren is belangrijk. De meeste evenementen posten honderden foto’s, maar verkennen nog te weinig de mogelijkheden van video. In ons socialemedia-team zetten we volop in op video. We hadden bijna handen en materiaal te kort om alle ideeën te filmen en te monteren.

Aangezien Facebook-algoritme dol is op video, resulteerde dat in filmpjes die ons publiek massaal bekeek en deelde. Video is dus de toekomst. Of beter: video is volop bezig.

Een duidelijk verhaal is belangrijk. Maar met formats kun je spelen. In dit onderstaande voorbeeld zit zowel een timelapse, een klassieke reportage als een interview. 

3. Zorg ook voor content tijdens en na het festival

Veel evenementen worden uitgebreid aangekondigd op social media: via posts, evenementen, interviews,…  Maar vreemd genoeg houdt de online communicatie soms op bij de start van het evenement. Hoe dat komt? Geen tijd meer voor communicatie, want we zijn volop bezig met het evenement zelf. En oeps, we zijn vergeten om iemand aan te stellen die tijdens het evenement de tijd heeft om erover te posten. 

Zorg dat de stroom berichtjes aanhoudt. Op elk sociale medium bestaan manier om berichten in te plannen voor tijdens drukke momenten, of voor later. Dat is leuk voor de thuisblijvers maar ook voor de aanwezigen die de dagen na het festival even terugblikken. En die op sociale media nagenieten van concerten waar ze al dan niet bij waren. 

In Dranouter zagen wij dat onze posts in de week na het festival zelfs beter presteerden dan tijdens het festival! En we kregen bijvoorbeeld veel reactie op dit eenvoudige bericht, gepost net na het laatste concert op het festival:

Bella Ciao! Tot volgend jaar! 👏 #dranouterfest18 #cunextyear #dranouterfest19

Een bericht gedeeld door Festival Dranouter (@festivaldranouter) op

Verdeel je inspanningen dus over de periode voor-tijdens-na het festival. En schiet tijdens je evenement ook foto’s en filmpjes die je in latere posts nog kan gebruiken. Daarmee kan je inhaken op belangrijke gebeurtenissen, of de nieuwe editie van het festival aankondigen.

Hieronder een voorbeeld van de kerstpost, die we al in scène zetten in hartje zomer op het festival. Geef toe: zo’n foto kan je op 24 december moeilijk nog gaan ensceneren. 

4. Vertrek vanuit de waarden van je evenement

Weet je niet goed waar te beginnen met je contentplan? Start met de waarden van je organisatie of evenement op te lijsten. Wedden dat je met elk van die thema’s meteen 5 insteken kunt bedenken om content rond te creëren: een quiz, karaoke-medley, diepte-interview, fotoreeks, …

Festival Dranouter vertrok vanuit hun waarden om hun after movie vorm te geven. Deze aftermovie is voor alle duidelijkheid niet van de hand van het socialemedia-team, maar wel een mooi voorbeeld van hoe je je waarden centraal zet: sfeer, gezinsbeleving, good food, duurzaamheid, …

Extra tip: volg een opleiding bij I Like Media

Wil je alles te weten komen over evenementcommunicatie?

Ben je een ondernemer (of ondernemend) en wil je een bad in de basics van evenementcommunicatie? Schrijf je in voor één van deze avondopleidingen ‘Beter communiceren over je evenementen’:

  • dinsdag 25 september (19-22u) in Gent
  • donderdag 25 oktober (19-22u) in Leuven

 

 

Gerelateerd