Wie communiceert met gebruikers, volgers of klanten rekent graag op de hulp van de pers. Zij verspreiden je boodschap immers verder naar hun lezers, kijkers of luisteraars. De manier van werken met de pers veranderde de voorbije jaren eigenlijk niet zo veel: je sprokkelt nieuws, verwerkt het in een perstekst, stuurt die naar je contacten en wacht tot zij het publiceren. Afhankelijk van medium en tijd zullen journalisten (delen van) je tekst overnemen of er een topic uithalen. In het beste geval contacteren ze je voor een interview of reportage.
In dit artikel geven we tips om je perscontacten te verzamelen en te structureren tot een perslijst. Dat is een onmisbaar instrument voor wie op een duurzame manier wil samenwerken met journalisten. Ga aan de slag met onze 5 stappen:
1. Start je lijst met perscontacten op in Excel
Een goeie perslijst heeft 1 belangrijke regel: begin ermee. Het is namelijk geen werkje van 1 dag, maar iets wat je op regelmatige basis en dikwijls tussendoor doet. Starten doe je met een eenvoudig Excelbestand. Daarin kun je makkelijkst zoeken en selecteren. Som je perscontacten op en werk in kolommen en in categorieën. In de kolommen zet je de namen, contactadressen, e-mails, telefoons,… naast elkaar. Vul aan met het medium waarvoor de journalist(e) werkt en de sectoren waarover hij/zij schrijft. Die media deel je op verticaal in categorieën, en denk daarbij zowel aan geschreven, audiovisuele en online pers: dagblad, tijdschrift, nieuwsagentschap, freelancers, radio, TV, bloggers en websites. Eventueel nog vakpers en online-fora.
2. Verzamel snel je eerste (tientallen) persadressen
Veel Vlaamse steden en gemeenten hebben een perskring of een stedelijke dienst die de persadressen bijhoudt. De stad Gent of de provincie Antwerpen bijvoorbeeld hebben een volledige perslijst online. In Kortrijk kun je je nieuwsbericht zelfs met 1 mail posten naar de gehele lokale Perskring. Als je je lijst enkele maanden tot een jaar actueel houdt, zul je al snel aan 100 tot 200 adressen komen (alleen al voor Vlaanderen).
Als je een persbericht uitstuurt, komen snel een pak berichtjes terug: een out of office, een andere werkgever, een nieuwe naam van het medium, … Journalistiek is inderdaad een vluchtige sector… Pas de wijzigingen consequent aan in je perslijst en voeg nieuwe contacten toe.
3. Maak je perslijst persoonlijk
Vraag aan journalisten hun rechtstreeks mailadres of neem het over van hun business card. Houd in je perslijst ook bij wie er iets met je input heeft gedaan: een artikel, contact, reportage, … Sommige journalisten hebben specifieke vragen of voorkeuren, meestal omwille van vereisten van hun medium (bvb een horizontale hires foto). Houd ook deze voorkeuren bij in je perslijst en houd er rekening mee bij het versturen van je persbericht.
Een persbericht verstuur je zelden naar al je perscontacten: maak voor elk bericht een selectie naar een tiental journalisten in functie van de inhoud. Wissel contacten bij een bepaald medium eens of om te zien wat er meest effect heeft.
Nog deze tip: steeds meer journalisten zijn ook actief op social media. Het loont de moeite om hun Twitter- of Instagram-account te checken en hen daar te volgen.
4. Telefoneren? Helemaal passé, of toch niet?
Ook in tijden van online communicatie is een telefoonnummer van je perscontacten belangrijk: wanneer je te weinig reactie krijgt op een persbericht, kun je hen nog telefonisch polsen of ze je bericht gezien hebben. Ook bij een uitnodiging naar een event of persconferentie is nabellen een goeie optie. Heb je een journalist aan de lijn of op mail voor een vraag, pols dan meteen wanneer de bijdrage zal verschijnen.
5. Software nodig om je perslijst te managen?
Als je per jaar meer dan 4 tot 5 persberichten verstuurt, kan je overwegen om je perscontacten en -berichten te automatiseren. Er zijn heel wat betalende systemen op de markt voor professionele gebruikers van perslijsten. Informeer je goed voor aanschaf, en check bij andere gebruikers voor je deze overstap doet.
Er zijn diverse redenen om je perslijst te automatiseren: je kunt sneller zoeken en selecteren, info bijhouden, maar vooral: je ziet het effect en de respons op je berichten: wie opent het bericht, wie reageert, wie doet er iets mee, enz. Zo wordt je perslijst een professioneel werkinstrument.
Inspiratie nodig hierover? Een goed artikel hierover vonden we bij Frankwatching.
